BIÊN BẢN HỌP

 BCH HỌ TRẦN TỈNH QUẢNG NINH

(v/v:Chuẩn bị tổ chức họp BCH họ Trần Việt Nam tại Quảng Ninh)

I. Thời gian,địa điểm :

- Thời gian :   13h30’  ngày 17/01/2014

- Địa điểm :  Tại trụ sở văn phòng họ Trần thành phố Hạ Long – Số 13 Tổ 1 Khu 6c,ngõ 2 Hải Lộc,phường Hồng Hải ,TP.Hạ Long .

II. Thành phần :

1. Chủ trì :   Trần Lý – Phó Chủ Tịch thường trực BCH Họ Trần Tỉnh Quảng Ninh.

2. Thường trực BCH: 4/7 người

3. Ủy viên BCH :  7/14 người (4 người có danh sách nhưng không hoạt động)  tức là 7/10 người.

III.Nội dung:  Chuẩn bị họp Họ Trần Việt Nam tại Quảng Ninh.

1. Thời gian,địa điểm tổ chức họp.

2. Dẫn chương trình phục vụ họp.

3. Văn nghệ,trang phục .

4. Khách mời TW và địa phương .

5. Phương tiện đi lại cho hai ngày tại Quảng Ninh

6. Nơi ăn,nghỉ cho đoàn trong 3 ngày 3 đêm tại Quảng Ninh

7. Lễ tân,hoa,băng rôn khẩu hiệu phục vụ họp.

8. Lộ trình thăm viếng các di tích nhà Trần .

9. Tham luận hội nghị của họ Trần Tỉnh Quảng Ninh

10. Giao lưu với họ Trần các địa phương.

Ghi chú : Khách mời khoảng 100 người

     *  Thời gian : 3 ngày 3 đêm.

• Ngày 1 : Họp sang,giao lưu chiều.
• Ngày 2 : Thăm quan di tích đền Trần tại Quảng Ninh.
• Ngày 3 : Tham quan,nghỉ ngơi.
• Hội trường có sức chứa trên 100 người,ăn tiệc đứng(100.000đ/1 suất) nghỉ bình dân 200.000đ/ngày.

IV. Nội dung chi tiết:

1.  Chọn trước địa điểm,nội dung và phân công công việc:

1.1 Thời gian nên chọn ngày 15,16,17 hoặc 22,23,24 tháng 3 năm 2014 (là ngày thứ bẩy,CN và thứ hai).Do khoảng tháng 4-5 là mùa du lịch nên việc bố trí gặp khó khăn và đắt đỏ về dịch vụ.

1.2 Địa điểm:

* Trung tâm hội nghị Thành Phố :

• Ưu điểm : Hội trường đẹp,hoành tráng hỗ trợ 100%. Tiền ăn 150.000đ/1 xuất.
• Nhược điểm : Xa địa điểm nghỉ.

     * Trung tâm hội nghị Tỉnh :

•  Ưu điểm : Ăn,nghỉ,họp tại chỗ. Lịch sự,hoành tráng.
• Nhược điểm : Giá thành cao không có hỗ trợ. Giá phòng khoảng 500.000đ/1 phòng – 2 giường,ăn tối thiểu 150.000đ/1 xuất .Hội trường thuê 5.000.000đ/1 buổi.

* Tỉnh đội :

• Ưu điểm : Ăn,nghỉ họp tại chỗ (khu vực bãi cháy). Có thể hỗ trợ hội trường 100%.
• Nhược điểm : Nghỉ,ăn tự túc nên kinh phí cao vì đây là trung tâm du lịch.

     * Khách sạn Công Đoàn :

• Ưu điểm : Ăn,nghỉ,họp tại chỗ (Trung tâm du lịch).Hỗ trợ hội trường 100%,hỗ trợ nghỉ 40% (600.000đ còn 360.000đ/1 phòng 2 giường).
• Nhược điểm : Chi phí ăn đắt đỏ tối thiểu khoảng 250.000đ/1 xuất.

* Hội trường bảo tàng Tỉnh :

• Ưu điểm : Chỉ để họp,lịch sự,sang trọng đẳng cấp quốc tế. Chi phí giảm 50% còn khoảng 2.500.000đ – 3.000.000đ.Tham quan bảo tang và giới thiệu di tích nhà Trần miễn phí 100%.
• Nhược điểm : Xa nơi ăn,nghỉ.

* Trường Chính Trị - Nguyễn Văn Cừ :

• Ưu điểm : Ăn,ngủ,nghỉ tại chỗ. Có hỗ trợ ăn 100.000đ/1 xuất, nghỉ giảm 50% còn khoảng 200.000đ/1 phòng.Hội trường miễn phí 100%.
• Nhược điểm : Ăn,nghỉ,họp bình dân cấp Tỉnh,xa trung tâm du lịch và Thành Phố khoảng 4km.

 2.  Dẫn chương trình Trần Hà,Trần Ảnh,Trần Cường,làm việc với các nơi đoàn đến.

 3.  Văn nghệ thuê đoàn văn công,chèo hoặc trường văn hóa nghệ thuật Quảng Ninh.Trần Hà ủng hộ 5 triệu,đoàn văn nghệ,trang phục,áo dài,comlê .

 4.  MTTQ Tỉnh,MTTQ T.Phố,Sở nội vụ,phật giáo tỉnhvà các đại biểu khác BCH TW sẽ quyết định .

 5.  Xe : Trần Thành,Trần Đức,Trần Cường sắp xếp cho đoàn (có hỗ trợ từ Trần Thành,Trần Đức,cụ thể thông tin sau).

 6. Chọn đưa phương án : Ăn,ngủ,nghỉ trường Chính Trị - Nguyễn Văn Cừ.

 7. Trên đưa xuống, giao cho Trần Lý,cTrần Cường phối hợp thực hiện.

 8. Lộ trình thăm viếng :

    8.1 Lộ trình từ gần đến xa(Trần Quốc Nghiễm,Cửa Ông,Bạch Đằng Quảng Yên,Yên Tử,Đ.Sinh) :

• Khách xuống tập trung tại trường Chính Trị - Nguyễn Văn Cừ.
• Ngày thứ nhất : Sáng đại hội,trưa giao lưu họ Trần Hạ Long,chiều thăm quan. Tối ăn nghỉ tại trường chính trị Nguyễn Văn Cừ.
• Ngày thứ hai : Sáng viếng đền ông Trần Quốc Nghiễm,đền Cửa Ông,Chùa Cái Bầu,trưa ăn cơm chay tại Chùa Cái Bầu,chiều giao lưu họ Trần Cẩm Phả. Tối ăn nghỉ tại trường chính trị Nguyễn Văn Cừ.
• Ngày thứ ba : Sáng thăm di tích Bạch Đằng – Quảng Yên,Yên Tử,trưa ăn cơm chay tại Yên Tử,chiều đi đền An Sinh Đông Triều và chia tay đoàn.

8.2 Lễ nghi thăm viếng : Trần Hải,Trần Dự,Trần Phương kết hợp với đoàn  họ Trần Việt Nam .

     8.3 Dẫn đoàn tham gia toàn Tỉnh : Giao Trần Hà,Trần Cường.

     8.4 Tiếp khách : Thường Trực và BCH tiếp.

 9. Trần Ảnh viết tham luân, Trần Lý đọc .

10. Giao lưu:  

• Hạ Long ngày thứ nhất : Trần Ảnh sắp xếp cho đoàn tại trường chính trị Nguyễn Văn Cừ. Giao lưu với họ Trần thành phố Hạ Long. Hỗ trợ giao lưu,ăn tối thiệu 30% còn khoảng 100.000đ/1 xuất tại nhà hàng lịch sự,sang trọng.
• Cẩm Phả ngày thứ hai : Trần Dự sắp xếp cho đại biểu cơm chay buổi trưa tại Chùa Cái Bầu.
• Uông bí ngày thứ ba : Sắp xếp cho đại biểu cơm chay tại thiền viện trúc lâm Yên Tử vào buổi trưa .

* Ngoài nội dung chính :

- Nhắn tin mời họp nếu nhận được thì nhắn ngược lại ok,còn chưa nhận được thì Trần Cường nhắn lại .

 *  Ngày họp định kì : Lần 1 : 13h30’ ngày CN tuần đầu tiên trong tháng 3 âm lịch.

                                    Lần 2 : 13h30’ ngày CN tuần đầu tiên trong    tháng 11 âm lịch.

- Thăm viếng ốm do Huyện,Thành Phố tự lo,BCH chỉ thăm viếng khi có thành viên mất.

-  Thống nhất giờ họp thường kỳ của BCH họ Trần Tỉnh Quảng Ninh.

- Sửa lại phông chữ trên Website .

V.Kết luận :

- Thống nhất các nội dung trên báo cáo BCH họ Trần Việt Nam,cùng chọn phương án thông qua và thực hiện trong thời gian sớm nhất để Tỉnh Quảng Ninh có thời gian sắp xếp,bố trí.

- Đề nghị ban tổ chức họ Trần Việt Nam xuống cùng bàn,tham khảo và lựa chọn phương án cụ thể.

                                                                                                        Chủ tịch BCH

                                                                                                              Đã ký

                                                                                                            Trần Lý