BIÊN BẢN

HỘI NGHỊ BCH MỞ RỘNG HỌ TRẦN TP.HẠ LONG

I. Thời gian, địa điểm

- Thời gian: 14h30’ ngày 15.12.2013

- Địa điểm:  Tại phòng họp TT Hội

II. Thành phần

1. Chủ trì: Ông Trần Xuân Ảnh - Chủ Tịch Họ

2. Thành Phần: BCH, cố vấn .

3. Nội Dung: Đánh giá kết quả 2013 và lấy ý kiến sửa đổi bổ xung

- Ủy viên BCH: Từ 20-22 người

- Thành viên vố vấn của Họ

III. Nội dung

1. Ông Chủ Tịch Họ thông qua báo cáo kết quả năm 2013 và triển khai một số phương hướng nhiệm vụ năm 2014

1.1 Kết quả nổi bật

- Tổ chức một số hoạt động: Viếng đám tang Cụ Đại Tướng Võ Nguyên Giáp. Lễ giỗ Cụ Trần Quốc Nghiễn. Lễ giỗ và khánh thành tượng Phật Hoàng Trần Nhân Tông, Lễ giỗ Hưng Đạo Vương …

- Tổ chức các hoạt động thăm viếng trong Họ, dự sinh hoạt tại 15/17 chi họ;

- Hiện tại đã có 17 phường thành lập Chi Họ Trần, còn 3 phường chưa thành lập (trong đó có phường Việt Hưng đã chuẩn bị xong nhân sự còn 2 phường chưa có: Đại Yên, Tuần Châu).

1.2 Tồn Tại

- Một số UV BCH chưa thực sự tâm huyết, nhiệt tình;

- Giải quyết một số công việc, vụ việc còn lúng túng, thiếu dứt khoát;

- Kinh phí hoạt động của Thường Trực chưa có qui định, hầu hết do kinh phí cá nhân bỏ ra.

1.3 Phương hướng nhiệm vụ năm 2014

- Mở rộng quan hệ với họ Trần các Tỉnh, Thành phố (Hà Nội, Hải Phòng…);

- Vận động các hội viên giúp nhau phát triển kinh tế, xóa nghèo làm giàu bền vững, tích cực tham gia các hoạt động từ thiện nhân đạo;

- Hoàn thành website họ Trần TP Hạ Long;

- Miễn thu phí đối với hội viên 95 tuổi trở lên;

- Xây dựng mới một số quỹ (quỹ KH, KT);

- Sửa đổi bổ xung Quy chế Họ (Phần kinh phí hoạt động của Thường Trực)

2.Thông qua dự thảo Quy chế Tổ chức và hoạt động của Họ Trần TP Hạ Long (Sửa đổi lần thứ nhất)

Thuyết minh cụ thể:

- Điều 5: “Quỹ họ”

- Điều 6: “Hội” thành “Họ”

- Chương III: Các phường có Ban liên lạc (trưởng, phó), bỏ tên gọi cũ là: “chi họ”;

- Điều 10: Mức thu như Qui chế cũ.

3.Thảo luận, tham gia ý kiến thành phần dự hội nghị:

(1) Bác Hà (T.T họ Trần Tỉnh)

- Ghi nhận, đánh giá cao các hoạt động của họ Trần từ Thành Phố đến các Phường;

- Đề nghị chú trọng một số nhiệm vụ sau:

+ Hoạt động khuyến học, khuyến tài cần bổ xung vào Q/C Họ;

+ Quan tâm đến hội viên có hoàn cảnh khó khăn để giúp đỡ;

+ Thu quỹ: Các cụ từ 90 tuổi trở lên nên miễn thu quỹ;

- Trong báo cáo nên đưa ra các mục kiến nghị. Làm cơ sở đề nghị Họ Trần Tỉnh củng cố Tổ Chức và Hoạt động, nâng cao hiệu quả từ Tỉnh đến các cơ sở;

- Quan tâm đến thành viên Họ Trần đương chức để huy động nguồn lực cho hoạt động;

(2) Ông Hạnh (UVBCH-chi trưởng Phường H.Thắng)

- Nên bổ xung vào Quy chế nội dung chi tiêu cho TT Họ.

- Công tác đối ngoại phải có quy định cụ thể (về tổ chức đón tiếp, chi tiêu ..)

- Về tên gọi cấp phường nên gọi là “Chi họ Trần Phường”

- Miễn thu quỹ đối với hội viên 85 tuổi trở lên .

- Viếng đám hiếu: Quy chế nên bổ xung cụm từ “Vòng hoa hoăc..”

(3). Ông   XXX             (UVBCH)

- Đồng tình với nội dung, báo cáo kết quả đã đạt được;

- Đề nghị: Tổ chức tham gia Lễ hội cần quy tụ đông hơn, thể hiện tinh thần tự giác của họ Trần .

- Quy chế: Đồng tình với ý kiến ông Hạnh (cần có cơ chế chi tiêu đối với T.Trực khi thực hiện nhiệm vụ)

- Quỹ KH, KT là cần thiết, tuy nhiên phải quyết định số mức đóng góp cụ thể và giao trách nhiệm cho chi họ các phường .

(4) Cô.Hoài (TV cố vấn)

- Ghi nhận đánh giá cao kết quả đạt được của Họ Trần Thành Phố;

- Cần bổ sung báo cáo: Số liệu thành viên của Hội là bao nhiêu, dựa vào đó làm cơ sở để đánh giá sự phát triển của Tổ chức;

- Không dùng từ “Đối ngoại’’ không phù hợp;

- Quy chế:

   + Tên gọi: Cấp phường “Chi họ Trần phường …” trong chi họ của phường có Ban Liên Lạc (từ 2-3 người);

   + Kinh phí: Chân quỹ 100.000đ là thấp cần xem xét cân đối lại và ghi rõ mức chi trong Quy chế: VD 30% nộp lên TP chi nội dung gì, 70% để lại phường được chi vào nội dung gì;

   + Đồng tình để có cơ chế chi cho TT thì TT phải có kế hoạch cân đối hoạt động của 1 năm để dự kiến phần cứng đưa vào Quy chế nguồn lực cho hoạt động;

(5) Ông Thông – UVBCHH

- Cần bổ sung kết quả của họ Trần vào báo cáo kết quả, là bao nhiêu hộ đạt được gia đình văn hóa, tham gia xây dựng chính quyền như thế nào;

- Quy tắc KH, KT cần thiết nhưng nên giao cho các cơ sở thực hiện, TP không cần làm;

- Về tên gọi: Cấp phường nên gọi là “Ban liên lạc Họ Trần” không nên gọi là “cơ sở”, nên gọi là “chi họ” đúng với tính chất của dòng họ;

- Không nên kiến nghị với Tỉnh về mặt tổ chức.

(6) Ông Hùng – UVBCH .

- Họ Trần Tỉnh hiện tồn tại ở 2 địa phương: Cẩm Phả và Hạ Long. Mô hình Cẩm Phả: Các chi Họ (Mỗi phường là một chi Họ);

- Đề nghị xem xét cách thức phù hợp thu hút hội viên tham gia;

- Xem xét sửa đổi quy chế: Nên bổ sung vợ và chồng (viếng đám hiếu).Quy chế mở rộng đối tượng viếng.

(7) Anh Cường – PCT Họ Trần .

          - Thông báo một số thay đổi sau khi kiện toàn BCH Họ Trần Thành Phố.

- Việc miễn thu phí đối với hội viên cao tuổi của Họ sẽ giảm theo lộ trình, tiến tới tăng trẻ để miễn thu Quỹ HV cao tuổi;

(8) Ông Tân – Chi trưởng Hà Tu UVBCH

- Báo cáo của Họ không nên chi tiết cụ thể quá tránh ôm đồm;

- Không nên dùng từ “cơ sở” mà “nên dùng chi họ Phường…”;

- Đồng tình không nên dùng từ Hội nên dùng từ Họ;

- Mở rộng đối tượng viếng : “Vợ hoặc Chông”;

- Nên bổ sung vào Quy chế hoạt động KH, KT, mềm dẻo không quy định cụ thể,VD: Mức chi, cấp thực hiện việc chi khen thưởng.

Ông Ảnh – CT Họ kết luận

- Về độ tuổi: Không thu quỹ từ 90 tuổi trở lên;

- Báo cáo bổ sung 1 số nội dung: Họ tham gia xây dựng chính quyền, gia đình đạt gia đình văn hóa;

- Quy chế sẽ sửa đổi theo hướng sát thực hơn... cần nghiên cứu, tuyên truyền trong cộng đồng họ Trần.

       + Quỹ KH, KT: Sẽ nghiên cứu giao cho chi họ xây dựng sớm .

       + Lễ viếng: Không nên quy định cứng, cấn linh hoạt span style="color: rgb(0, 0, 0);"> và giao cho các phường thực hiện và xử lí tùy điều kiện, hoàn cảnh cụ thể;

       + Cần xây dựng quy chế chi tiêu. Thường trực sẽ nghiên cứu xây dựng.

       + Giao anh Cường tập hợp ý kiến tham gia của UVBCH tổng hợp Quy Chế (dự thảo) trình xin ý kiến toàn thể tại hội nghị Đầu Xuân.

IV. Công bố thu-chi Quỹ năm 2013

- Danh sách 1 số cá nhân ủng hộ Quỹ;

- Công khai thu chi tại hội nghị họp mặt Đầu Xuân;

- Một số phường chưa nôp quỹ, đề nghị khẩn trương nộp đủ;

- Tiền quỹ hiện nay là 28.520.000đ.

V. Xin ý kiến và nội dung

1.Vận hành Website của họ Trần TP Hạ Long;

2.Chọn  ngày gặp mặt Đầu Xuân,  phân công nhân sự phục vụ hội nghị.

3.Quyết định Hội nghị TT sau.

Hội nghị kết thúc lúc 16h10 cùng ngày.

         Nơi nhận                                                                       CHỦ TỊCH

-          Các Chi họ;

-          Các  Uỷ viên BCH;

-          Các ông bà Cố vấn;

-          Lưu.

                                                       Trần Xuân Ảnh